TOFAŞ TÜRK OTOMOBİL FABRİKASI ANONİM
ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ
POLİTİKASI
1
TOFAŞ TÜRK OTOMOBİL FABRİKASI ANONİM ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ
BİLGİ FORMU
Doküman İsmi:
Tofaş Türk Otomobil Fabrikasi Anonim Şirketi Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası
Hedef Kitle:
Tofaş Türk Otomobil Fabrikasi Anonim Şirketi tarafından kişisel verileri işlenen Tofaş’ın çalışanları
dışındaki tüm gerçek kişiler
Hazırlayan:
Tofaş Türk Otomobil Fabrikasi Anonim Şirketi Kişisel Verilerin Korunması Komitesi
Versiyon:
2.0
Yürürlük Tarihi:
30/01/2019
Politika’nın hazırlanmış olduğu Türkçe dilindeki hali ile herhangi bir çeviri hali arasında bir uyuşmazlık
çıktığı hallerde, Türkçe metni dikkate alınmalıdır.
© Tofaş Türk Otomobil Fabrikasi Anonim Şirketi, 2019
İşbu belge Tofaş Türk Otomobil Fabrikasi Anonim Şirketi’nin yazılı izni olmaksızın çoğaltılıp dağıtılamaz.
2
İÇİNDEKİLER
1. BÖLÜM 1 - GİRİŞ ..............................................................................................................................................3
1.1. GİRİŞ ........................................................................................................................................................3
1.2. KAPSAM ...................................................................................................................................................3
1.3. POLİTİKA’NIN VE İLGİLİ MEVZUATIN UYGULANMASI ..............................................................................3
1.4. POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜĞÜ .....................................................................................................................3
2. BÖLÜM 2 - KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR .................................................................4
2.1. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI ....................................................................................4
2.2. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI ......................................................................................4
2.3. İŞ BİRİMLERİNİN KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ KONUSUNDA FARKINDALIKLARININ
ARTTIRILMASI VE DENETİMİ ....................................................................................................................4
3. BÖLÜM 3 - KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR .....................................................................5
3.1. KİŞİSEL VERİLERİN MEVZUATTA ÖNGÖRÜLEN İLKELERE UYGUN OLARAK İŞLENMESİ ............................5
3.2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI ....................................................................................................5
3.3. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ .........................................................................................7
3.4. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI ...............................................................................................7
3.5. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI .............................................................................................................7
4. BÖLÜM 4 - ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZASYONU VE İŞLENME
AMAÇLARI ........................................................................................................................................................8
5. BÖLÜM 5 - KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI ..................................................................................9
6. BÖLÜM 6- KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI .........................................9
6.1. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI ..............................................................................................................9
6.2. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARINI KULLANMASI ..................................................................................10
6.3. ŞİRKETİMİZİN BAŞVURULARA CEVAP VERMESİ ......................................................................................10
EK 1 – Kişisel Veri İşleme Amaçları .........................................................................................................................11
EK 2 – Kişisel Veri Sahipleri .....................................................................................................................................12
EK 3 – Kişisel Veri Kategorileri ................................................................................................................................13
EK 4 – Şirketimiz Tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler Ve Aktarılma Amaçları ............................15
3
1. BÖLÜM 1 - GİRİŞ
1.1. GİRİŞ
Kişisel verilerin korunması Tofaş Türk Otomobil Fabrikasi Anonim Şirketi’nin (“Şirket”) en önemli
öncelikleri arasındadır. İşbu Tofaş Türk Otomobil Fabrikasi Anonim Şirketi Kişisel Verilerin Korunması
ve İşlenmesi Politikası (“Politika”) çerçevesinde Şirketimiz tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme
faaliyetlerinin yürütülmesinde benimsenen ilkeler ve Şirketimizin veri işleme faaliyetlerinin 6698 sayılı
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“Kanun”) yer alan düzenlemelere uyumu bakımından
benimsenen temel prensipler açıklanmakta ve böylelikle Şirketimiz, kişisel veri sahiplerini
bilgilendirerek gerekli şeffaflığı sağlamaktadır. Bu kapsamdaki sorumluluğumuzun tam bilinci ile kişisel
verileriniz işbu Politika kapsamında işlenmekte ve korunmaktadır.
Çalışanlarımızın kişisel verilerinin korunmasına ilişkin Şirketimizin yürüttüğü faaliyetler ise, bu
Politika’daki esaslarla paralel olarak kaleme alınan Tofaş Türk Otomobil Fabrikasi Anonim Şirketi
Çalışanları Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası altında yönetilmektedir.
1.2. KAPSAM
Bu Politika; Şirketimiz çalışanları haricindeki kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt
sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir. Söz
konusu kişisel veri sahiplerine ilişkin detaylı bilgilere işbu Politika’nın EK 2 (“EK 2- Kişisel Veri Sahipleri”)
dokümanından ulaşılması mümkündür.
1.3. POLİTİKA’NIN VE İLGİLİ MEVZUATIN UYGULANMASI
Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler
öncelikle uygulama alanı bulacaktır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk
bulunması durumunda, Şirketimiz yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir.
Politika, ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kuralları Şirket uygulamaları kapsamında
somutlaştırılarak düzenlemektedir.
1.4. POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜĞÜ
Şirketimiz tarafından düzenlenen bu Politika 30.01.2019 tarihlidir. Politika’nın tamamının veya belirli
maddelerinin yenilenmesi durumunda Politika’nın yürürlük tarihi güncellenecektir. Politika Şirketimizin
internet sitesinde (www.tofas.com.tr) yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin
erişimine sunulur.
4
2. BÖLÜM 2 - KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR
2.1. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI
Şirketimiz, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını,
erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için,
korunacak verinin niteliğine göre gerekli tedbirlerini almaktadır. Bu kapsamda Şirketimiz Kişisel Verileri
Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından yayımlanmış olan rehberlere uygun olarak gerekli güvenlik
düzeyini sağlamaya yönelik ve idari tedbirleri almakta, denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.
2.2. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI
Hassasiyet arz eden kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya
ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle Kanun kapsamında özel önem atfedilmiştir. Bu “özel nitelikli”
kişisel veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve
kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik
tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.
Bu kapsamda, Şirketimiz tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel
nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve Şirketimiz bünyesinde gerekli denetimler
sağlanmaktadır.
Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili ayrıntılı bilgiye bu Politika’nın 3.3. bölümünde yer
verilmiştir.
2.3. İŞ BİRİMLERİNİN KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ KONUSUNDA
FARKINDALIKLARININ ARTTIRILMASI VE DENETİMİ
Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini
önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş birimlerine gerekli
eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.
Şirketimiz mevcut çalışanlarının ve bünyesine yeni dâhil olan çalışanların kişisel verilerin korunması
konusunda farkındalığının oluşması için gerekli sistemler kurmakta, konuya ilişkin ihtiyaç duyulması
halinde danışmanlar ile çalışmaktadır. Bu doğrultuda Şirketimiz, ilgili eğitimlere, seminerlere ve
bilgilendirme oturumlarına yapılan katılımlar değerlendirmekte olup ilgili mevzuatın güncellenmesine
paralel olarak yeni eğitimler düzenlemektedir.
5
3. BÖLÜM 3 - KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR
3.1. KİŞİSEL VERİLERİN MEVZUATTA ÖNGÖRÜLEN İLKELERE UYGUN OLARAK İŞLENMESİ
3.1.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme
Kişisel veriler kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar gelmeyecek şekilde genel güven ve dürüstlük
kuralına uygun olarak işlenmektedir. Bu çerçevede, kişisel veriler Şirketimizin iş faaliyetlerinin
gerektirdiği ölçüde ve bunlarla sınırlı olarak işlenmektedir.
3.1.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama
Şirketimiz kişisel verilerin işlendiği süre boyunca doğru ve güncel olması için gerekli önlemleri almakta
ve belirli sürelerle kişisel verilerin doğruluğunun ve güncelliğinin sağlanmasına ilişkin gerekli
mekanizmaları kurmaktadır.
3.1.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
Şirketimiz, kişisel verilerin işlenme amaçlarını açıkça ortaya koymakta ve yine iş faaliyetleri
doğrultusunda bu faaliyetlerle bağlantılı amaçlar kapsamında işlemektedir.
3.1.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Şirketimiz kişisel verileri yalnızca iş faaliyetlerinin gerektirdiği nitelikte ve ölçüde toplamakta olup
belirlenen amaçlarla sınırlı olarak işlemektedir.
3.1.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza
Etme
Şirketimiz, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili yasal mevzuatta öngörülen
minimum süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel
verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu
süreye uygun davranmaktadır. Yasal bir süre mevcut değil ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli
olan süre kadar saklanmaktadır. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha
sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok
etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.
3.2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
Kişisel veri sahibinin açık rıza vermesi haricinde kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda
belirtilen şartlardan yalnızca biri olabileceği gibi birden fazla şart da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin
dayanağı olabilmektedir. İşlenen verilerin özel nitelikli kişisel veri olması halinde, işbu Politika’nın 3.3
başlığı (“Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi”) içerisinde yer alan şartlar uygulanacaktır.
6
(i) Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması
Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri veri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık
rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır.
Aşağıda yer alan kişisel veri işleme şartlarının varlığı durumunda veri sahibinin açık rızasına
gerek kalmaksızın kişisel veriler işlenebilecektir.
(ii) Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi
Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmekte ise diğer bir ifade ile ilgili kanunda
kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde işbu veri işleme şartının
varlığından söz edilebilecektir.
(iii) Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması
Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik
tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü
korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri
işlenebilecektir.
(iv) Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması
Veri sahibinin taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili
olması kaydıyla, kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde işbu şart yerine getirilmiş
sayılabilecektir.
(v) Şirketin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi
Şirketimizin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için işlemenin zorunlu olması halinde veri
sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
(vi) Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi
Veri sahibinin, kişisel verisini alenileştirmiş olması halinde ilgili kişisel veriler alenileştirme
amacıyla sınırlı olarak işlenebilecektir.
(vii) Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri
sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
(viii) Şirketimizin Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketimizin meşru
menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri
işlenebilecektir.
7
3.3. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
Özel nitelikli kişisel veriler Şirketimiz tarafından, işbu Politika’da belirtilen ilkelere uygun olarak ve
Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dahil olmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak
ve aşağıdaki şartların varlığı halinde işlenmektedir:
(i) Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda açıkça öngörülmesi diğer
bir ifade ile ilgili kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri
sahibinin açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınacaktır.
(ii) Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu
hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile
finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan
kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi
halde veri sahibinin açık rızası alınacaktır.
3.4. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI
Şirketimiz, Kanun’un 10. maddesine ve ikincil mevzuata uygun olarak kişisel veri sahiplerini kişisel
verilerinin veri sorumlusu olarak kim tarafından, hangi amaçlarla işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle
paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı ve hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin
işlenmesi kapsamında sahip olduğu hakları konusunda bilgilendirmektedir.
3.5. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Şirketimiz hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini
alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere (üçüncü kişi
şirketlere, grup şirketlerine, üçüncü gerçek kişilere) aktarabilmektedir. Şirketimiz bu doğrultuda
Kanun’un 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir. Bu konu ile ilgili ayrıntılı
bilgiye işbu Politika’nın EK 4 (“EK 4- Şirketimiz Tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve
Aktarılma Amaçları”) dokümanından ulaşılması mümkündür.
3.5.1. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel veri sahibinin açık rızası olmasa dahi aşağıda belirtilen şartlardan bir ya da birkaçının mevcut
olması halinde Şirketimiz tarafından gerekli özen gösterilerek ve Kurul tarafından öngörülen yöntemler
de dahil gerekli tüm güvenlik önlemleri alınarak kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılabilecektir.
• Kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin ilgili faaliyetlerin kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Kişisel verilerin Şirket tarafından aktarılmasının bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla
doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
• Kişisel verilerin aktarılmasının Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için
zorunlu olması,
• Kişisel verilerin veri sahibi tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla, alenileştirme amacıyla
sınırlı bir şekilde Şirketimiz tarafından aktarılması,
8
• Kişisel verilerin Şirket tarafından aktarılmasının Şirket’in veya veri sahibinin veya üçüncü
kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
• Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirket meşru menfaatleri
için kişisel veri aktarımı faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması,
• Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki
geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünü
koruması için zorunlu olması.
Yukarıdakilere ek olarak kişisel veriler, Kurul tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen
yabancı ülkelere (“Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke”) yukarıdaki şartlardan herhangi birinin varlığı
halinde aktarılabilecektir. Yeterli korumanın bulunmaması durumunda ise mevzuatta öngörülen veri
aktarım şartları doğrultusunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir
korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve Kurul’un izninin bulunduğu yabancı ülkelere (“Yeterli Korumayı
Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke”) aktarılabilecektir.
3.5.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması
Özel nitelikli kişisel veriler Şirketimiz tarafından, işbu Politika’da belirtilen ilkelere uygun olarak ve
Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dahil olmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler
alınarak ve aşağıdaki şartların varlığı halinde aktarılabilecektir:
(i) Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda açıkça öngörülmesi diğer
bir ifade ile ilgili kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri
sahibinin açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınacaktır.
(ii) Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu
hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının
planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili
kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi halde veri sahibinin açık
rızası alınacaktır.
Yukarıdakilere ek olarak kişisel veriler, Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke yukarıdaki şartlardan
herhangi birinin varlığı halinde aktarılabilecektir. Yeterli korumanın bulunmaması durumunda ise
mevzuatta öngörülen veri aktarım şartları doğrultusunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri
sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri
Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke aktarılabilecektir.
4. BÖLÜM 4 - ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZASYONU VE
İŞLENME AMAÇLARI
Şirketimiz nezdinde, Kanun’un 10. maddesi ve ikincil mevzuat uyarınca ilgili kişiler bilgilendirilerek,
Şirketimizin kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde belirtilen kişisel
veri işleme şartlarından en az birine dayalı ve sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin
Kanun’un 4. maddesinde belirtilen ilkeler olmak üzere Kanun’da belirtilen genel ilkelere uygun bir
9
şekilde kişisel veriler işlenmektedir. İşbu Politika ’da belirtilen amaçlar ve şartlar çerçevesinde, işlenen
kişisel veri kategorilerine ve kategoriler hakkında detaylı bilgilere Politika’nın EK 3 (“EK 3- Kişisel Veri
Kategorileri”) dokümanından ulaşılabilecektir.
Söz konusu kişisel veri işleme amaçlarına ilişkin detaylı bilgiler Politika’nın EK 1’inde (“EK 1- Kişisel Veri
İşleme Amaçları”) yer almaktadır.
5. BÖLÜM 5 - KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI
Şirketimiz, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili yasal mevzuatta öngörülen
minimum süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel
verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu
süreye uygun davranmaktadır. Yasal bir süre mevcut değil ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli
olan süre kadar saklanmaktadır. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha
sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok
etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.
6. BÖLÜM 6- KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI
6.1. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI
Kişisel veri sahipleri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:
(1) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
(2) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
(3) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını
öğrenme,
(4) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
(5) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve
bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini
isteme,
(6) Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen,
işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini
veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı
üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
(7) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin
kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
(8) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın
giderilmesini talep etme.
10
6.2. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARINI KULLANMASI
Kişisel veri sahipleri bölüm 6.1.’de (“Kişisel Veri Sahibinin Hakları”) sayılmış haklarına ilişkin taleplerini
Kurul’un belirlemiş olduğu yöntemlerle Şirketimize iletebileceklerdir. Bu doğrultuda
(www.tofas.com.tr/KisiselVerilerinKorunmasi/Pages/default.aspx) adresinden ulaşılabilecek “Tofaş
Türk Otomobil Fabrikasi Anonim Şirketi Veri Sahibi Başvuru Formu”ndan yararlanabileceklerdir.
6.3. ŞİRKETİMİZİN BAŞVURULARA CEVAP VERMESİ
Şirketimiz, kişisel veri sahibi tarafından yapılacak başvuruları Kanun ve ikincil mevzuata uygun olarak
sonuçlandırmak üzere gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır.
Kişisel veri sahibinin, bölüm 6.1.’de (“Kişisel Veri Sahibinin Hakları”) yer alan haklara ilişkin talebini
usule uygun olarak Şirketimize iletmesi durumunda, Şirketimiz talebin niteliğine göre en kısa sürede ve
en geç 30 (otuz) gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir
maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilecektir.
11
EK 1 – Kişisel Veri İşleme Amaçları
ANA AMAÇLAR (BİRİNCİL)
ALT AMAÇLAR (İKİNCİL)
Şirket tarafından yürütülen ticari faaliyetlerin
gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimlerimiz
tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve
buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi
Etkinlik yönetimi
Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
Tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin planlanması ve
icrası
Finans ve muhasebe işlerinin takibi
İş faaliyetlerinin planlanması ve icrası
İş ortakları ve tedarikçilerin bilgiye erişim yetkilerinin
planlanması ve icrası
Stratejik planlama faaliyetlerinin icrası
İştiraklerle olan ilişkilerin yönetimi ve denetimi
Şirket tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden
ilgili kişileri faydalandırmak için gerekli
çalışmaların iş birimlerimiz tarafından
yapılması ve ilgili iş süreçlerinin yürütülmesi
Ürün ve hizmetlerin satış süreçlerinin planlanması ve
icrası
Ürün ve hizmetlerin pazarlama süreçlerinin
planlanması ve icrası
Satış sonrası destek hizmetleri aktivitelerinin
planlanması ve icrası
Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin planlanması ve
icrası
Talep ve şikayet yönetimi
Şirket'in insan kaynakları politikaları ve
süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi
İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması
Ücret Yönetimi
Personel temin süreçlerinin yürütülmesi
Yabancı personel çalışma ve oturma izni işlemleri
İkinci el ürünlerin satış/pazarlama faaliyetlerinin
planlanması ve icrası
Müşteri memnuniyeti aktivitelerinin planlanması ve
icrası
Ürün ve hizmetlerin pazarlama süreçlerinin
planlanması ve icrası
Şirket'in ve Şirket'le iş ilişkisi içerisinde olan
ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari-iş
güvenliğinin temini
Hukuk işlerinin takibi
İthalat ve ihracat işlemlerinin planlanması ve icrası
Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi
Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi
12
EK 2 – Kişisel Veri Sahipleri
KİŞİSEL VERİ SAHİBİ
KATEGORİLERİ
AÇIKLAMA
Müşteri
Şirketimizle herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına
bakılmaksızın Şirketimizin sunmuş olduğu ürün ve hizmetleri kullanan
veya kullanmış olan gerçek kişiler
Potansiyel Müşteri
Ürün ve hizmetlerimize kullanma talebinde veya ilgisinde bulunmuş veya
bu ilgiye sahip olabileceği ticari teamül ve dürüstlük kurallarına uygun
olarak değerlendirilmiş gerçek kişiler
Ziyaretçi
Şirketimizin sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş
olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler
Üçüncü Kişi
Şirketimizin yukarıda bahsi geçen taraflarla arasındaki ticari işlem
güvenliğini sağlamak veya bahsi geçen kişilerin haklarını korumak ve
menfaat temin etmek üzere bu kişilerle ilişkili olan üçüncü taraf gerçek
kişiler (Örn. kefil, aile bireyleri ve yakınlar) veya bu Politika ve Tofaş Türk
Otomobil Fabrikasi Anonim Şirketi Çalışanları Kişisel Verilerin Korunması
ve İşlenmesi Politikası kapsamına girmeyen diğer gerçek kişiler
Çalışan Adayı
Şirketimize herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş
ve ilgili bilgilerini şirketimizin incelemesine açmış olan gerçek kişiler
Şirket Hissedarı
Şirketimizin hissedarı gerçek kişiler
Şirket Yetkilisi
Şirketimizin yönetim kurulu üyesi ve diğer yetkili gerçek kişiler
İş birliği İçerisinde Olduğumuz
Kurumların Çalışanları,
Hissedarları ve Yetkilileri
Şirketimizin her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı,
bayi, yetkili servis, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksızın) çalışan,
bu kurumların hissedarları ve yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek kişiler
13
EK 3 – Kişisel Veri Kategorileri
KİŞİSEL VERİ
KATEGORİLERİ
AÇIKLAMA
Kimlik Bilgisi
Kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir: ad-soyad, T.C. kimlik numarası,
uyruk bilgisi, anne adı-baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet gibi bilgileri
içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile vergi numarası, SGK
numarası, taşıt plakası v.b. bilgiler
İletişim Bilgisi
Telefon numarası, adres, email, faks numarası
Lokasyon Verisi
Kişisel veri sahibinin ürün ve hizmetlerimizi kullanımı sırasında veya çalışanlarımız
ile iş birliği içerisinde olduğumuz kurumların çalışanlarının Şirketimizin araçlarını
kullanırken bulunduğu yerin konumunu tespit eden bilgiler
Müşteri Bilgisi
Ticari faaliyetlerimiz ve bu çerçevede iş birimlerimizin yürüttüğü operasyonlar
neticesinde ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen bilgiler
Aile Bireyleri ve Yakın
Bilgisi
Şirketimiz operasyonları çerçevesinde ve sunduğumuz ürün ve hizmetlerle ilgili
veya Şirketin ve veri sahibinin hukuki ve diğer menfaatlerini korumak amacıyla
kişisel veri sahibinin aile bireyleri ve yakınları hakkındaki bilgiler
Müşteri İşlem Bilgisi
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt
sistemi içerisinde yer alan; ürün ve hizmetlerimizin kullanımına yönelik kayıtlar ile
müşterinin ürün ve hizmetleri kullanımı için gerekli olan talimatları ve talepleri gibi
bilgiler
Fiziksel Mekân Güvenlik
Bilgisi
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt
sistemi içerisinde yer alan; fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış
sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları, parmak
izi kayıtları ve güvenlik noktasında alınan kayıtlar v.b.
İşlem Güvenliği Bilgisi
Ticari faaliyetlerimizi yürütürken teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi
sağlamamız için işlenen kişisel verileriniz (örneğin log kayıtları)
Risk Yönetimi Bilgisi
Ticari, teknik ve idari risklerimizi yönetebilmemiz için bu alanlarda genel kabul
görmüş hukuki, ticari teamül ve dürüstlük kuralına uygun olarak kullanılan
yöntemler vasıtasıyla işlenilen kişisel veriler
Finansal Bilgi
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya
tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik
olmayan şekilde işlenen; şirketimizin kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki
ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve
kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası,
kredi kartı bilgisi, finansal profil, malvarlığı verisi, gelir bilgisi gibi veriler
Özlük Bilgisi
Şirketimizle çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının
oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel
veri
14
Çalışan Adayı Bilgisi
Şirketimizin çalışanı olmak için başvuruda bulunmuş veya ticari teamül ve dürüstlük
kuralları gereği şirketimizin insan kaynakları ihtiyaçları doğrultusunda çalışan adayı
olarak değerlendirilmiş veya Şirketimizle çalışma ilişkisi içerisinde olan bireylerle
ilgili işlenen kişisel veriler
Özel Nitelikli Kişisel Veri
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer
inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı,
ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik
veriler
Pazarlama Bilgisi
Ürün ve hizmetlerimizin kişisel veri sahibinin kullanım alışkanlıkları, beğenisi ve
ihtiyaçları doğrultusunda özelleştirilerek pazarlamasının yapılmasına yönelik
işlenen kişisel veriler ve bu işleme sonuçları neticesinde yaratılan rapor ve
değerlendirmeler
Talep/Şikâyet Yönetimi
Bilgisi
Şirketimize yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikâyetin alınması ve
değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler
Görsel İşitsel Veri
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; fotoğraf ve
kamera kayıtları (Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar hariç),
ses kayıtları ile kişisel veri içeren belgelerin kopyası niteliğindeki belgelerde yer alan
veriler
Denetim ve Teftiş Bilgisi
Şirketimizin kanuni yükümlülükleri ve şirket politikalarına uyumu kapsamında iç
veya dış denetim faaliyetleri sırasında işlenen kişisel veriler anlamına gelmektedir.
Hukuki İşlem ve Uyum
Hukuki alacak ve haklarımızın tespiti, takibi ve borçlarımızın ifası ile kanuni
yükümlülüklerimiz ve Şirketimizin politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel
veriler
15
EK 4 – Şirketimiz Tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları
Şirketimiz Kanun’un 8. ve 9. maddelerine uygun olarak müşterilerin kişisel verilerini aşağıda sıralanan
kişi kategorilerine aktarılabilir:
(i) Hissedarlar
(ii) İş Ortakları
(iii) Tedarikçiler
(iv) İştirakler
(v) Kanunen Yetkili Özel Hukuk Kişileri
(vi) Kanunen Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları
(vii) Koç Topluluğu Şirketleri
(viii) Şirket Yönetim Kurulu Üyeleri
Aktarımda bulunulan yukarıda belirtilen kişilerin kapsamı ve veri aktarım amaçları aşağıda
belirtilmektedir.
Veri Aktarımı
Yapılabilecek
Kişiler
Veri Aktarım Amacı
İş Ortağı
İş ortaklığının
kurulma amaçlarının
yerine getirilmesini
temin etmek
amacıyla sınırlı olarak
Tedarikçi
Şirketimizin
tedarikçiden dış
kaynaklı olarak temin
ettiği ve Şirketimizin
ticari faaliyetlerini
yerine getirmek için
gerekli hizmetlerin
Şirketimize
sunulmasını
sağlamak amacıyla
sınırlı olarak
İştirakler
Şirketimizin
iştiraklerin de
katılımını gerektiren
ticari faaliyetlerinin
yürütülmesini temin
etmekle sınırlı olarak
Hissedarlarımız
İlgili mevzuat
hükümlerine göre
16
Şirketimizin ticari
faaliyetlerine ilişkin
stratejilerin
tasarlanması ve
denetim amaçlarıyla
sınırlı olarak
Kanunen
Yetkili Kamu
Kurum ve
Kuruluşları
İlgili kamu kurum ve
kuruluşlarının hukuki
yetkisi dahilinde
talep ettiği amaçla
sınırlı olarak
Kanunen
Yetkili Özel
Hukuk Kişileri
İlgili özel kurum ve
kuruluşların
yürütmekte olduğu
faaliyetler
kapsamında giren
konular ile ilgili sınırlı
olarak kişisel veriler
paylaşılmaktadır.
Koç Topluluğu
Şirketleri
Veri sahibinin açık
rızası olması halinde
işe alım süreçlerinde
diğer Koç Topluluğu
Şirketlerinde
değerlendirme
amacıyla sınırlı olarak
Şirket Yönetim
Kurulu Üyeleri
Şirket Yönetim
Kurulu faaliyetlerinin
yürütülmesi amacıyla
sınırlı olarak